Handleiding mailinglijsten

Deze handleiding geeft een introductie met betrekking tot lijstbeheer en het gebruik van de Listserv lijsten en hun archieven. In deze handleiding wordt uitgegaan van het gebruik van het www-interface. In deze handleiding worden de volgende onderwerpen besproken:
• 1. Het persoonlijke Listserv-password
• 2. Aanvragen van een E-compass mailinglijst
• 3. Lijstbeheer
o 3.1. Gebruikers toevoegen en van de lijst halen
o 3.2. Opties van gebruikers wijzigen
o 3.3. Het wijzigen van de lijst-header
• 4. E-compass mailinglijsten gebruiken
o 4.1 Het abonneren op een lijst
o 4.2 Het afmelden van een lijst
o 4.3 Mail versturen naar een lijst
o 4.4 Toegang tot het archief van een lijst

1. Het persoonlijke Listserv-password
Om een lijst te kunnen beheren (via e-mail of via de website) is een nodig een Listserv wachtwoord aan te vragen. Uw wachtwoord is gekoppeld aan uw e-mailadres, niet aan een specifieke mailinglijst. Dat maakt het mogelijk met een wachtwoord meerdere mailinglijsten te beheren. Uiteraard is het mogelijk uzelf met verschillende e-mailadressen als lijstbeheerder te registreren. Voor ieder e-mailadres moet dan wel apart een Listserv wachtwoord worden aangevraagd.
Wanneer u verschillende e-mail adressen gebruikt, dient u er rekening mee te houden dat u het lijstbeheer alleen kunt uitvoeren vanaf het e-mail adres waarmee u als lijsteigenaar geregistreerd staat in de lijst-header.
U kunt een Listserv wachtwoord registreren vanaf elke pagina van de website. Rechts op de website, onder het item ‘Naar Listserv’ vindt u de link wachtwoord registreren.
1. Voer uw e-mailadres in dat u wilt gebruiken voor Listserv
2. Voer het door u gekozen wachtwoord in
3. Voer het door u gekozen wachtwoord ter controle nogmaals in.
4. Klik op de knop ‘Register Password’.
Listserv stuurt u nu een e-mail. Hierin wordt u verzocht uw bevestiging voor de registratie van het wachtwoord te geven. Deze bevestiging is nodig zodat niet iemand anders uw e-mail heeft ingevuld, en u vervolgens geregistreerd wordt, en Listserv zeker weet dat u uw eigen e-mailadres probeert te registreren
Indien u dit e-mailbericht beantwoordt, wordt uw Listserv wachtwoord definitief geregistreerd en gekoppeld aan uw e-mailadres. Listserv stuurt u hiervan een bevestiging per e-mail.

2. Aanvragen van een E-compass mailinglijst
E-compass onderhoudt een computersysteem voor discussielijsten inclusief een archief van de berichten op die lijsten (Listserv). Iedereen kan op verzoek discussielijsten starten. Een aanvraag vóór 1 januari 2011 dient te lopen via een speciaal formulier. Dit geldt alleen als een reservering, dat betekent dat na 1 januari je een officieel aanvraagformulier krijgt toegestuurd om het te kunnen activeren. Na 1 januari 2011 zal een ander aanvraagformulier beschikbaar zijn.
Je dient hier een aantal gegevens in te vullen dat te maken heeft met de door jou gewenste inrichting van de lijst. Bij de meeste opties wordt een korte uitleg gegeven. We adviseren je een lijst aan te vragen met een (open of besloten) www-archief. Dit maakt het mogelijk eenvoudig te zoeken in de berichten die via de lijst verstuurd zijn.
Daarnaast heb je voor de aanvraag een persoonlijk Listserv-password nodig. Hoe je een persoonlijk Listserv-password aanvraagt, wordt uitgelegd in 1. Het persoonlijke Listserv-password.
Je ontvangt automatisch een afschrift van je lijstaanvraag en een bevestiging per e-mail wanneer de door jou aangevraagde lijst is aangemaakt. Het adres van deze lijst zal standaard @list.ecompass.nl. De lijst zal worden aangemaakt conform de opties die je op het formulier hebt aangegeven. Daarnaast zal E-compass ervoor zorgen dat gebruikers automatisch een afschrift ontvangen van hun bijdragen aan de lijst (Default-Options= Repro, zie ook Stap 4.2.) en dat de actieve lijstbeheerders automatisch op de lijst geabonneerd worden. Dit laatste gezien het feit dat Listserv actieve lijstbeheerders niet automatisch als abonnees beschouwt. Verder ontvang je maandelijks per e-mail statistieken over het gebruik van de door jou beheerde lijst.

3. Lijstbeheer
Lijstbeheerders hebben de mogelijkheid om via e-mail of via een www-interface het lijstbeheer uit te voeren. In deze instructie gaan we alleen in op lijstbeheer via www, omdat dit over het algemeen het eenvoudigste is. De www-interface biedt onder andere de mogelijkheid abonnees toe te voegen en van de lijst te halen, de opties van abonnees aan te passen, de lijst-header aan te passen, de lijst-layout aan te passen en een willekeurig Listserv-commando uit te laten voeren. Tevens biedt de www-interface de mogelijkheid (eerder opgegeven) teksten aan te passen, zoals bijvoorbeeld de ‘welcome’-tekst voor nieuwe abonnees, en zogenaamde bulk-operaties uit te voeren, zoals het verwijderen van alle abonnees.
Wij adviseren je de vele opties die het www-interface je biedt, behoedzaam toe te passen. Het gebruik ervan kan onherstelbaar verlies van gegevens tot gevolg hebben (zoals bijvoorbeeld de lijst met abonnees). In deze instructie gaan we alleen in op twee belangrijke opties: het toevoegen en verwijderen van abonnees en het wijzigen van de lijst-header. Voor meer informatie verwijzen we je naar de listserv owner manual, die je kunt vinden bij de documentatie op de website van L-Soft.
De URL van het www-interface voor lijstbeheer is: …
Toegang tot de www-interface voor Listserv-lijstbeheer is afgeschermd middels een login-procedure, waarbij je jouw e-mailadres als username dient op te geven. Het password is je persoonlijke Listserv-password (voor een beschrijving van de procedure voor de aanvraag van een persoonlijk Listserv password zie 1. Het persoonlijke Listserv-password.
Wanneer je op het openingsscherm je e-mailadres en persoonlijke Listserv-password intypt, kun je inloggen door op de knop ‘Login’ te klikken. Je kunt er ook voor kiezen om in te loggen en tegelijkertijd je e-mailadres/password-combinatie te laten bewaren in een ‘cookie’ via de knop ‘Login and save my password in a cookie’. Wanneer je voor deze optie kiest, hoef je de volgende keer dat je lijstbeheer via www wilt uitvoeren vanaf dezelfde pc, niet meer je e-mailadres en password in te typen. LET OP: deze optie brengt beveiligingsrisico’s met zich mee: iedereen die toegang heeft tot jouw werkplek (ook remote), krijgt hiermee bijvoorbeeld ook de rechten van lijstbeheerder.

3.1. Gebruikers toevoegen en van de lijst halen
Voor de meeste lijsten geldt dat gebruikers zichzelf abonneren en de-abonneren. Dit is de meest eenvoudige methode. De procedure hiervoor wordt beschreven in Stap 1.1. Hieronder wordt uitgelegd hoe een lijsteigenaar zelf iemand aan de lijst kan toevoegen, bijvoorbeeld omdat de lijst besloten is en alleen de lijsteigenaar rechten heeft om abonnees toe te voegen.
Nadat je de hierboven beschreven inlogprocedure hebt voltooid, krijg je een scherm te zien met de titel: ‘List Management’. Deze pagina bevat een lijst met alle door jou beheerde lijsten. Hieruit kun je via de optie ‘Please select a list’ de lijst selecteren waarvoor je op dat moment beheersactiviteiten wilt gaan uitvoeren. Klik op de button ‘Submit’ om je keuze te bevestigen.
Om gebruikers van de lijst te halen of toe te voegen kies je op de ‘List Management’-pagina de knop ‘Subscribers’. Je komt dan op de ‘Account Management’-pagina voor jouw lijst, waarbij je drie opties hebt: ‘Examine or delete a subscription’, ‘Add a new user to the list’ en ‘Review the list membership’. Deze drie opties worden hieronder één voor één besproken.
Als je een gebruiker van de lijst wilt verwijderen, kies dan voor de optie (‘Examine or delete a subscription’) en vul in het bovenste veld (‘Name or Address’) een naam of e-mailadres in. Vervolgens klik je op de knop ‘Search in ‘. Als de betreffende user bekend is krijg je vervolgens een scherm waar de opties van de betreffende user staan. Met de ‘Delete’-knop kun je de betreffende user van de lijst halen. Als de betreffende gebruiker van de lijst is verwijderd, geeft Listserv je hiervan via de www-interface direct een bevestiging. Standaard zal Listserv zowel jou als de betreffende user hiervan een bevestiging sturen per e-mail. Als je echter de optie ‘Do not notify the user in any way’ hebt aangeklikt, ontvangt de gebruiker geen bericht.
Om gebruikers toe te voegen aan de lijst, kies je de op de ‘Account Management’-pagina voor de optie ‘Add a new user to the list’. In het ‘Name & Address’-veld typ je vervolgens het e-mail adres en de voornaam en achternaam van de aan de lijst toe te voegen gebruiker en vervolgens klik je op de ‘Add to ‘-knop. Als de betreffende gebruiker aan de lijst is toegevoegd, geeft Listserv je hiervan via de www-interface direct een bevestiging. Standaard zal Listserv zowel aan jou als aan de betreffende gebruiker een bevestiging sturen per e-mail. Als je echter de optie ‘Do not notify the user in any way’ hebt aangeklikt, ontvangt de gebruiker geen bericht. Je kunt deze procedure herhalen zo vaak als je wilt (voor verschillende gebruikers).
lijstmanagement5
Via de optie ‘Review the list membership’ op de ‘Account Management’-pagina, krijg je een overzicht van alle abonnees op de lijst.

3.2. Opties van gebruikers wijzigen
De opties die Listserv toekent, hangen in de eerste plaats af van de lijst-header. In de lijst-header staat een ‘Default-options=’ in, waarachter een aantal keywords kunnen zijn opgenomen. Een van die keywords kan bijvoorbeeld zijn: ‘Repro’, waardoor een abonnee automatisch een afschrift krijgt van zijn eigen bijdrage aan een lijst.
De gebruiker kan zelf de opties naar eigen keuze instellen, waarbij zijn persoonlijke instellingen vC3C3r de ‘Default-options’ van de lijst gaan. De procedure hiervoor wordt beschreven in Stap 1.5. Via het ‘Account Management’-window (zie Stap 4.1.) kun je als lijstbeheerder eveneens de opties voor de abonnees van de door jou beheerde lijst per gebruiker aanpassen.
Kies hiervoor de optie ‘Examine or delete a subscription’. Als je hier een naam of e-mailadres invult, krijg je de opties van de betreffende user te zien en kun je hier wijzigingen in aanbrengen. Zo kun je bijvoorbeeld hier voor een bepaalde gebruiker aangeven dat deze afschriften moet krijgen van zijn of haar eigen bijdragen aan de lijst (‘Receive copy of own postings [noack repro]’). Klik op de ‘Update’-button om de wijzigingen te bevestigen. Als opties voor de betreffende gebruiker zijn aangepast, geeft Listserv je hiervan via de www-interface direct een bevestiging. Standaard zal Listserv daarnaast zowel aan jou als aan de gebruiker een bevestiging sturen per e-mail. Als je echter de optie ‘Do not notify the user in any way’ hebt aangeklikt, ontvangt de gebruiker geen bericht.
lijstmanagement7
Uiteraard zullen de opties die je als lijsteigenaar voor een bepaalde gebruiker aanpast, alleen betrekking hebben op de betreffende lijst en niet op alle lijsten waarop die gebruiker geabonneerd is.
Wil je in een keer de opties voor alle gebruikers wijzigen dan kunt je de ‘Default-options’ in de lijst-header aanpassen. LET OP: het wijzigen van de ‘Default-options’ heeft alleen effect voor de abonnees die zich na de wijziging abonneren. Stel: je verandert de Default-options van ‘Default-options= repro’ in ‘Default-options= norepro’, dan zullen alleen de abonnees die zich na deze wijziging abonneren (of geabonneerd worden) geen afschriften meer ontvangen van eigen bijdragen aan de lijst.

3.3. Het wijzigen van de lijst-header
De lijst-header is de sleutel tot de manier waarop de lijst werkt. Vergissingen bij het wijzigen van de header kunnen dan ook leiden tot grote problemen en/of onherstelbaar verlies van gegevens (bijvoorbeeld de lijst met abonnee’s). Het verdient dan ook aanbeveling om bij ingrijpende wijzigingen van de header eerst de file ‘Listserv List Keyword Reference’ te bestuderen. Dit document is beschikbaar via de website van L-Soft.
In twijfelgevallen kan het wijzigen van de lijst-header eventueel overgelaten worden aan de Listserv-Helpdesk (helpdesk@ecompass.nl), die vrijwel altijd als zogenaamde ‘quiet owner’ (passieve lijstbeheerder) optreedt. Een ‘quiet owner’ heeft wel alle beheerrechten, maar krijgt geen meldingen zoals foutboodschappen, bevestigingen van abonnementen, et cetera. Over het algemeen kun je de wijziging van de lijstheader echter zelf uitvoeren.
Als je de lijst-header wilt wijzigen via de www-interface voor lijstbeheer, kies je de optie ‘Configuration’. Vervolgens krijg je de header van de door jou beheerde lijst te zien. Hierin kun je wijzigingen aanbrengen, die je met de ‘Update’-knop door Listserv kunt laten doorvoeren. Je krijgt zowel via de www-interface als via e-mail een bevestiging.

4. E-compass mailinglijsten gebruiken
In deze paragraaf gaan we in op het gebruik van Listserv-discussielijsten. Achtereenvolgens worden de opties besproken voor het abonneren en het opzeggen van een abonnement, het posten van berichten en het gebruik van de archieven van een lijst. We gaan hierbij uit van een lijst met een www-archief. De www-interface van dergelijke lijsten biedt onder andere de mogelijkheid om je te abonneren op een lijst of een abonnement op te zeggen, artikelen te posten en te zoeken in de archieven.

4.1 Het abonneren op een lijst
Vanaf februari 2011 is het voor het abonneren op een mailinglijst mogelijk door de mailinglijst op te zoeken in de lijst van ‘openbare mailinglijsten’ op de website van E-compass. Door op de naam van de lijst te klikken krijg je de optie om je te abonneren op de lijst.

4.2 Het afmelden van een lijst
Voor het afmelden bij een mailing lijst ook naar “Openbare mailinglijsten”. Door op de naam van de lijst te klikken krijg je de optie om je te af te melden van een lijst.

4.3 Mail versturen naar een lijst
Voor het versturen van een bericht naar de lijst ga je naar de “Openbare mailinglijsten” . Door op de naam van de lijst te klikken krijg je de optie om een bericht naar de lijst te sturen. Dit is echter allen mogelijk als de eigenaar hiervoor ook toestemming heeft gegeven.

4.4 Toegang tot het archief van een lijst
Voor het doorzoeken van een archief van een openbare lijst ga je naar de “Openbare mailinglijsten” Bij een aantal lijsten is het archief afgeschermd. Hiervoor heeft de eigenaar gekozen. Door in te loggen is het archief in enkele gevallen wel te bekijken.